Delovni sestanki so grozni. Tukaj je, kako jih narediti boljše.

Ko poskušamo razumeti, zakaj so sestanki tako težki, lahko pomagamo uporabiti analogijo našega hitro izčrpavajočega se ribištva. Ribič dejansko nima nobene spodbude, da bi prenehal z ribolovom, in države se ne morejo popolnoma strinjati, kdo bi moral biti odgovoren za to, katere ribe spadajo pod njihovo pristojnost. In tako, nihče ne naredi veliko za izboljšanje situacije, po vsej verjetnosti, da bo oropal prihodnje generacije priložnost za žvečenje na pikantnih zvitkih tune in mečarice na žaru, ki smo jih uživali v tako velikem številu.

Kultura, ki obkroža srečanja na delovnem mestu, ima podoben problem. Medtem ko ima večina sestankov de facto vodjo, nekdo, ki vodi razstavo, nikoli ni delo te osebe, da bi "ugotovila, kako voditi dobra srečanja." Ljudje so sprejeli tudi trenutno stanje stvari kot neizogibne: vemo, da so srečanja sesanja, Vedno sem zanič, zakaj bi zapravljali čas, da bi jih izboljšali? Zaradi tega so naši seznami še naprej polnili v nekakšno tragedijo na delovnem mestu.

»To je zajamčeno okolje,« pravi Joseph Allen, profesor industrijske in organizacijske psihologije na Univerzi v Nebraski v Omahi. Inverse. »Vemo, da jih moramo imeti, vendar za njimi ne dajemo veliko energije. In če se vsi na sestanku ne potrudijo, da bi bilo bolje, potem se ne bo spremenilo … in čudno je, da jih nekdo poskuša izboljšati."

Ker se je naša sposobnost za medsebojno komuniciranje z leti izboljševala, v ironičnem zapletu, se je čas, ki ga preživimo obtičal na sestankih, dejansko povečal. Zaposleni zdaj porabijo povprečno 23 ur tedensko na sestankih, kar je od manj kot desetih v šestdesetih letih. Sedeminšestdeset odstotkov višjih vodstvenih delavcev, ki so jih anketirale v nedavni študiji, ki so jih navedli Pregled podjetja Harvard menijo, da so srečanja neučinkovita in neproduktivna. Skoraj tako veliko srečanj je tudi preprečilo njihovo delo. Allen, ki je skupaj z nekaterimi kolegi na univerzi Clemson pred kratkim opravil celovit pregled skoraj 200 raziskovalnih člankov o srečanjih, pravi, da je to preveč ur. Njihove ugotovitve so bile pred kratkim objavljene v reviji Trenutne usmeritve v psihološki znanosti.

Dejstvo, da so srečanja pogosto moteča ali nepotrebna, ne pomeni, da so nepomembni.

»Ljudje z različnimi informacijami o problemu moramo priti skupaj in poiskati inovativno in ustvarjalno rešitev,« pravi Allen. Inverse. »Srečanja nam omogočajo sodelovanje, pomoč pri pridobivanju sredstev, ki jih potrebujemo za projekt, sprejemanje odločitev. Res so resnično pomembni. Vendar moramo biti previdni glede prekomerne uporabe."

Druga težava pri srečanjih je, da kljub temu, da so resnično frustrirajoči in bistveni, dejansko niso vsi dobro preučeni. Za njegov pregled na to temo sta preučila Allen in njegova ekipa vsak da je bilo napisano od leta 2006, nekaj manj kot 200. To se morda zdi veliko, toda če menite, da je bilo objavljenih več kot 1000 člankov na temo vodenja od lansko leto začnete zavedati, da pravzaprav ne vemo toliko o tem, kako dobro voditi srečanje, kot bi morali.

Na srečo je 200 ali več študij, ki jih je preučil Allen in njegova ekipa je ponudite nekaj smernic o tem, kako lahko sestanke naredimo malo boljše.

Sprejmite vabilo vljudnosti

Allen pravi, da študije kažejo, da bi morali bolj izkoristiti vljudnostno povabilo. Eden največjih problemov pri srečanjih je dejansko dober namen; ponavadi povabimo preveč ljudi, ki jim ni treba biti tam. Nezadovoljni, dolgočasni udeleženci srečujejo strup, hkrati pa tudi ne želite izključiti nekoga, ki bi lahko imel bolj niansiran ali presenetljiv razlog za željo, da bi bil v sobi. Da bi rešil ta problem, Allen predlaga sprejemanje vljudnostnega povabila: povabilo, kjer zelo izrecno priznavate, da jih vabite le kot vljudnost in da ga verjetno lahko preskočijo. Ljudje radi preskočijo sestanke.

Ubijte poročilo o stanju

Obstaja celoten žanr sestankov, ki je neverjetno pogost in ne služi namenu, pravi Allen: »Okrogla robinja«, »tukaj je tisto, kar vsi želijo«, poročilo o stanju, kjer ljudje hodijo v krog in razlagajo, kaj se dogaja ali deliti napredek pri določenem projektu. Tovrstne informacije bi bilo treba razdeliti v elektronski obliki in sklicati vse, da se verbalizira, je izguba časa. Kot je Allen povedal jedrnato: »Če ni vezan na projekt, tega srečanja ne potrebujemo.«

Odpraviti pritožbe, ne pa šale

Ko srečanje poteka, Allenove ugotovitve kažejo, da je pravzaprav zelo pomembno ustvariti prostor za humor. Smeh pomaga pri vključevanju ljudi v pogovor, ki spodbuja sodelovanje (kar je navsezadnje bistvo srečanja na prvem mestu.) Na drugi strani pa Allen pravi, da obstaja velika nevarnost za pritožbe, ki se lahko zdijo lepe neškodljiv (“Ali ste glej danes? «), vendar lahko spodbudi občutek nevezanosti in brezupnosti.

Ne bodite pozni

Medtem ko so srečanja, na katerih nihče ne govori, ali kjer ena oseba prevladuje v pogovoru, očitno problematična, Allen pravi, da raziskave kažejo, da je daleč najbolj zahrbten problem s sestanki zakasnitev. Medtem ko se "bivanje na čas" zdi precej očiten protokol, je obsegu na katero lahko ena oseba, ki je samo šest minut zamude na sestanku, izniči celotno stvar, je pravzaprav precej šokantna. Ena od študij, ki jih je preučila Allen in njegova ekipa, sta na primer poskušala najti razlike v kulturnih odnosih, ki zajemajo zamude na Kitajskem, v Čilu, Italiji, ZDA, Nemčiji in na Nizozemskem. To so vse precej različne kulture na delovnem mestu, z različnimi vrednotami v zvezi z delom, zato je Allenova ekipa pričakovala, da bo našla kulturne razlike v smislu, kako pomembna je bila točnost. Sploh niso.

"Obstaja nekaj dramatične doslednosti v frustracijah, ko se pojavljajo pozno na sestankih," pravi Allen. »Mislili bi, da bi kultura države, njihovo domače življenje, kdo so kot oseba, vplivali na njihovo vrednotenje izkušenj na srečanju, toda ugotovili smo, da je poleg globalizacije gospodarstva prišlo do globalizacije te vrste. okolju pisarniškega prostora."

V teh delitvenih, polariziranih časih je ena od redkih stvari, ki jih mi vse skupno je, da želimo, da ljudje spoštujejo naš čas. In ko zamujaš, ljudje ne sedijo tam in se hranijo tam, kjer bi raje bili; prav tako gojijo slabe občutke ne samo o tem srečanju, ampak tudi vseh srečanj v prihodnosti. Z drugimi besedami, ko zamudite na sestanek, ne boste samo uničili tega srečanja za tamkajšnje ljudi, ampak pomagate, da uničite njihovo samo pojmovanje srečanj. Kar me spominja, da bi moral verjetno leteti.

To je bila prilagojena različica naše Strategije novice, tedensko poročilo o najpomembnejših finančnih, poklicnih in življenjskih svetih, ki jih boste potrebovali za življenje. Jaz sem James Dennin, urednik za inovacije Inverse. Če imate vprašanja o denarju ali karieri, ki bi jih radi videli tukaj, pošljite e-pošto na [email protected] - in prenesite strategijo s to povezavo!